Avtal handkassa

Ansvarsförbindelse handkassa

Den här ansökan skickas till ekonomistyrning som kontaktar dig när ansökan är behandlad och handkassan är redo att kvitteras ut.
En kortavgift debiteras verksamheten i samband vid aktivering av Handkassekortet.
 

Handkassa kvitteras ut på Ekonomistyrning, Bollmora Gårdsväg 12, Plan 1 i Tyresö.

Användande av handkassan

Du som kvitterar ut en handkassa är personligt ansvarig för den, det är upp till dig att se till att du följer detta avtal, att alla villkor uppfylls och att kvitton redovisas löpande. Du riskerar löneavdrag om du inte kan redovisa kvitton för de köp som gjorts med handkassan. Det betyder däremot inte att ingen annan på enheten kan använda handkassan. Du är ansvarig för att bygga upp en fungerande rutin där du kan lämna ut kortet till dina medarbetare och att de i sin tur redovisar kvittona till dig. Ekonomistyrning rekommenderar att någon form av logg förs över vem som använder handkassan när och att varje enskild person får skriva under på att man hämtat ut kort.

Då alla kvitton ska redovisas för att utbetalning/laddning av handkassa ska kunna ske är det viktigt att alla kvitton sparas. Kontroll på att butiken redovisat moms ska ske vid inköp.

Specifik information för handkassekort

Kortet används som ett vanligt betalkort med chip och PIN-kod men kortterminalen butiken använder måste vara uppkopplad mot kontroll av saldo eftersom det är ett förladdat kort med begränsade medel. Är butiken inte uppkopplad kan man alltså inte använda handkassekortet just där, av denna anledning fungerar korten exempelvis inte på obemannade bensinstationer. Kortet går heller inte att använda vid internetköp. Det här är en säkerhetsåtgärd för att kort inte ska kunna övertrasseras.

Om man råkat slå in fel kod och kortet spärras blir det en så kallad mjukspärr. Då kan du gå till närmaste bankautomat och göra ett kortsaldo, så löses mjukspärren upp.

Vid borttappat eller stulet kort ska det spärras omedelbart! Det kan göras av kortinnehavaren själv på kortportalen genom att ange kortid, kortnummer och ansvarig person. Har man inte dessa uppgifter kan man även maila in till ekonomi@tyreso.se så hjälper ekonomistyrning till med spärrande av kort. Vid ersättning av handkassekort debiteras enheten en avgift.

För att spärra kortet eller för att se saldo och registrerade köp logga in på kortportalen (BankID krävs):

https://forladdat.swedbank.se/app/bankidlogin

Redovisning av handkassa

Via våra e-tjänster sker redovisning helt digitalt, se respektive e-tjänst och intranätet för instruktioner.

Alla köp som görs ska redovisas löpande med kvitton på särskild e-tjänst blankett – Redovisning Handkassekort.  Kvitton för gjorda köp ska skannas/fotas  och

bifogas tillsammans med redovisningen. Viktigt att all information på kvittot är läsbart. Blanketten är en digital form och attesteras via mejl, var noggrann och kontrollera alla mejladresser. Attesterad redovisning skickas vidare till ekonomistyrning för hantering.

Årsbokslut

Vid varje årsbokslut ska alla handkassor inventeras.  Handkasseinnehavaren ansvarar för att inventeringen lämnas in i god tid enligt tidplan för bokslut. Om handkassan inte  inventerats i tid enligt särskild tidplan för bokslut kommer handkassan att avslutas och innehavaren får löneavdrag på ej redovisat belopp.

Utbetalning/påladdning av handkassa

Från det att ekonomistyrning fått in korrekta underlag med ett godkännande från attesterande chef, sker utbetalning/påladdning av handkassa inom 3 arbetsdagar.

Vid ändring i anställningen

Handkasseinnehavaren ansvarar själv för att meddela ekonomistyrning vid ändring av anställningsförhållandena. Handkasseinnehavaren är skyldig att avsluta handkassan hos ekonomistyrning, man kan inte lämna över handkassan till annan kollega. Behöver enheten handkassa görs en ny ansökan. Eventuella kontanter och kort ska lämnas tillbaka till ekonomistyrning och alla gjorda köp ska redovisas med giltiga kvitton. Om innehavaren av olika skäl inte kan göra ovanstående är det chefens ansvar att redovisa kvitton eventuellt avsluta kortet och göra den årliga inventeringen.